Privatlivspolitik

Adfærdskodeks for menighedsrådsbehandling af personoplysninger som led i sogneplejen i Nr. Bjert Sogn

I henhold til Databeskyttelsesforordningen (GDPR) af d. 25. maj 2018, skal vi give dig en række oplysninger, når vi modtager personoplysninger om dig, som du selv har afgivet.

Nedenfor får du information om, hvordan vi håndterer de personoplysninger, som vi behandler, og på hvilket grundlag dette sker. Du får også information om, hvilke særlige rettigheder du har som registreret i forhold til behandlingen af dine personoplysninger.

Nr Bjert sogn er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Nr. Bjert Sogns Menighedsråd er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Vores kontaktoplysninger er følgende:

Nr. Bjert Sogns Menighedsråd, Cvr. nr. 21055417, Formand Aase Christine Thomsen, Sletteskovvej 2a, 6000 Kolding, mail: 7932@sogn.dk.

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiver for Kirkeministeriet og folkekirken

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte databeskyttelsesrådgiveren.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på følgende måder:

Pr. e-mail: databeskyttelsesraad@km.dk  
Pr. telefon: 33 92 33 90
Pr. brev: Kirkeministeriet, Frederiksholms Kanal 21, 1220 København K, Att.: Databeskyttelsesrådgiveren.

Du kan se mere om Kirkeministeriets databeskyttelsesrådgiver her.

I henhold til Databeskyttelsesforordningen har Nr. Bjert Sogn aftaler med følgende virksomheder, der behandler og opbevarer personlige oplysninger på sognets vegne, og som handler i overensstemmelse hermed. Nr. Bjert Sogn har sikret sig, at følgende leverandører, har persondatapolitik, der beskytter personlige oplysninger:

• Brandsoft (Regnskabs- og kirkegårdssystem), EG Brandsoft A/S, CVR 84667811, Industrivej Syd 13C, 7400 Herning.
• ChurchDesk (Kalender, tilmelding, betaling og hjemmeside), ChurchDesk, CVR 32150489, Nørrebrogade 45 E 3, 2200 København N.
• Nr. Bjert Sogn har indgået aftale om fælles dataansvar i forbindelse med Kirkeministeriets fælles systemer vedrørende økonomi-, betalings-, administrations-, HR- og lønområdet.
• Nr. Bjert Sogn har endvidere indgået aftale om fælles dataansvar i forbindelse med Kirkeministeriets fælles systemer vedrørende personregistrering, valg til menighedsråd samt sognebåndsløsning.

Formålene og retsgrundlaget for behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Afholdelse af arrangementer med og uden spisning, foredrag, kirkekoncerter og undervisning
• Live streaming
• Administration af frivillige

Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra e, idet behandlingen sker som led i menighedsrådets udførelse af en opgave i samfundets interesse.

Hvis du betaler for at deltage i arrangementet, behandler vi dine betalingsoplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, efter reglerne i bogføringslovens kapital 5.

Hvis du har givet samtykke til, at menighedsrådet må offentliggøre billeder af dig fra arrangementer eller undervisning, sker offentligheden med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk,1, litra a og evt. artikel 9, stk. 2, litra a.

Behandling af personoplysninger

Kirkebogsførende præst er dataansvarlig for personregistreringen.

Præsterne i sognet er dataansvarlige for de oplysninger, som håndteres i forbindelse med kirkelige aktiviteter.

Menighedsrådet er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vedrører kirkegårde, gravstedsaftaler, personaleadministration og de oplysninger, som håndteres i forbindelse med menighedsaktiviteter.

Du kan få oplyst, hvilke oplysninger, der er registreret og behandlet. Henvendelse herom skal ske skriftligt til den dataansvarlige.

Du kan endvidere til enhver tid gøre indsigelse mod, at personlige oplysninger anvendes, ligesom du kan tilbagekalde samtykke til, at der bliver behandlet eller opbevaret personlige oplysninger.

Såfremt du ønsker alle data slettet, rettes henvendelse til den dataansvarlige som anført ovenfor. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Bemærk, at slettede data ikke kan genskabes, og at data, der kræves opbevaret i henhold til lovgivning, ikke kan slettes på anmodning.

I forbindelse med arrangementer tilmeldes og afgives samtykke via ChurchDesk. Her registreres personoplysninger som er nødvendige, det vil sige deltagernes navn, adresse, e-mail, mobil nr., betalingsoplysninger i nødvendigt omfang.

I forbindelse med ansøgning til julehjælp, er Nr. Bjert Kirke tilknyttet den digitale fællesansøgning til julehjælp i Kolding.

Menighedsrådet indsamler nødvendige oplysninger om oplægsholdere, musikere samt øvrige personer, som deltager i arrangementet. Indsamlingen sker i form at oplysninger, som modtages af den pågældende person samt som hentes fra personens hjemmeside og tilgængelige informationer fra internettet.

Før offentliggørelse af billeder fra arrangementer af deltagere, oplægsholdere og musikere foretages en konkret vurdering af karakteren af billedet, herunder hvor og hvorfor det er taget, i hvilken sammenhæng billedet indgår, samt hvad formålet med offentliggørelsen er. Billeder, der er relevante at offentliggøre, kan blive offentliggjort på Nr. Bjert Kirkes trykte og digitale medier.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre. Personoplysningerne registreres i ChurchDesk og nødvendige data udskrives til frivillige til brug i forbindelse med arrangementer.

Menighedsrådet kan offentliggøre billeder fra arrangementer på Nr. Bjert Kirkes trykte og digitale medier. Hvis du ønsker at gøre indsigelse mod vores brug af et billede af dig, skal du kontakte os. Vi offentliggør ikke billeder af dig, hvoraf der fremgår klare religiøse handlinger uden først at have indhentet dit samtykke hertil.

Nr. Bjert Kirkes er på de sociale medier, som kan lagre cookies. Vi opfordrer dig til at læse Facebooks og Instagrams politikker for cookies og persondata.

Opbevaring af dine personoplysninger  

Vi opbevarer dine personoplysninger i op til 3 måneder efter afholdelse af et arrangement, hvorefter oplysningerne slettes uigenkaldeligt. Eventuelle betalingsoplysninger opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører efter reglerne i bogføringslovens kapitel 5.

Oplysningerne kan opbevares i en længere periode, hvis der er konkret behov herfor. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis du mangler at betale for deltagelse i arrangementet. 

Sikkerhed omkring henvendelser og korrespondancer

Nr. Bjert Sogn behandler alle henvendelser med personlige oplysninger fortroligt, ligesom de almindelige lovgivningsmæssige regler om tavshedspligt overholdes. Ved henvendelser via e-mail bør sådanne ske til sognets sikre mailadresser noerrebjert.sogn@km.dk og 7932fortrolig@sogn.dk. Samtidig må den pågældende være opmærksom på, at kvittering for modtagelse sker til afsenderens egen mail.

Korrespondance, der indeholder følsomme personlige oplysninger, bør ikke ske via et usikkert mailsystem, men i givet fald ved ordinær post, telefonsamtale eller sikker mail via www.nrbjertkirke.dk.

Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
  Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse)
  Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
• Ret til sletning
  I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling
  Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Ret til indsigelse
  Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på http://www.datatilsynet.dk.

Retten til at trække dit samtykke tilbage

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte Nr. Bjert Sogns Menighedsråd.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Mulighed for at klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på.

Du kan finde kontaktoplysningerne på Datatilsynets egen hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

Forbehold for ændringer

Databeskyttelsesforordningen blev indført pr. 25. maj 2018 til erstatning for den tidligere persondatalov. Ovenstående vil løbende blive opdateret efter gældende regler og praksis.

Godkendt på menighedsrådsmødet den 20. april 2023.

___

Dokument som pdf: Adfærdskodeks for menighedsrådsbehandling af personoplysninger som led i sogneplejen i Nr. Bjert Sogn